Untuk melaksanakan kearsipan yang lebih baik seperti diamanatkan oleh Undang-undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan yang juga telah diatur dalam Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012 serta Permendikbud RI No. 60 Tahun 2012, Unesa belajar kearsipan ke UGM, Yogyakarta pada Jumat (16/5/2014). Kegiatan ini diikuti oleh delapan orang yang terdiri atas pimpinan, arsiparis, dan staf Subbag Tata Usaha. Para peserta dengan cermat menggali banyak informasi dalam mengikuti bimbingan kearsipan, utamanya dalam hal pembentukan lembaga kearsipan di UGM. "Meskipun Unesa memiliki delapan arsiparis tetapi secara resmi Unesa belum memiliki LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi) seperti yang diwajibkan oleh peraturan," jelas Djoko Pramono, S.Pd., salah satu arsiparis Unesa yang mengikuti kegiatan ini. Rombongan Unesa diterima Kepala Bidang Database, Dra. Eny Kusumindarti Wahyuningrum. Seperti dipaparkan Kepala Bidang Database, Lembaga Arsip UGM dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor UGM No. 259/P/SK/HKTL/2004, dengan struktur organisasi yang terdiri atas pimpinan/kepala, sekretaris, kepala bidang layanan, dan kepala bidang database. Saat ini di Lembaga Arsip UGM, terdapat sepuluh arsiparis dan delapan staf umum sedangkan di fakultas/unit kerja selingkung UGM terdapat 20-an arsiparis dan 50-an petugas pengelola arsip. Koleksi/khasanah arsip UGM bisa dikatakan lengkap, mulai arsip tekstual/arsip surat-surat, peta/denah gedung/kartografi/arsitektur sampai dengan arsip audio visual. Arsip/dokumentasi yang lama meliputi persiapan pembentukan UGM; foto peletakan batu pertama gedung UGM oleh Presiden RI pertama, Ir.Soekarno; sampai dengan arsip kegiatan tri darma perguruan tinggi semua dikelola dengan baik. Lembaga Arsip UGM memandang arsip sebagai aset universitas yang sangat berharga dan tidak bisa tergantikan, bahkan UGM menyadari arsipnya sebagai bagian dari sejarah atau memori kolektif bangsa. Melihat langsung keberadaan dan pentingnya arsip bagi universitas, para peserta bimbingan kearsipan sangat berharap untuk segera terbentuknya LKPT di Unesa. Hal ini bisa dipahami karena dengan terbentuknya LKPT sangat memungkinkan arsip/dokumentasi terkelola dengan baik. "Insya Allah, dalam waktu mendatang di Unesa akan segera terbentuk LKPT berbentuk UPT," ujar Amin Fauzi, S.Pd., M.Pd., Kepala Subbag Tata Usaha, BAUK, Unesa. "Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen, termasuk di dalamnya sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan. Oleh karena itu sudah sepantasnya arsip perlu ditangani dengan serius oleh Unesa," tambahnya (Djoko/Byu) Share It On:
