Tak selamanya arsip bakal menjadi arsip. Belum banyak yang memahami bahwa arsip pun memiliki masa tenggat (expired) namun jangan sesekali membuang arsip yang menurut Anda sudah tak bernilai guna. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 mengatur hal tersebut. Dalam PP itu ada istilah penyusutan arsip yang berarti kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Termasuk di dalamnya kegiatan penyerahan arsip statis dan pemusnahan arsip yang telah tidak memiliki nilai guna. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Sadar terhadap amanat peraturan perundang-undangan tersebut, Bagian Keuangan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Unesa menyerahkan/memindahkan arsip inaktif yang dimilikinya ke Unit Kearsipan Unesa pada Selasa (22/7/2014). Serah terima arsip inaktif itu dilakukan melalui berita acara pemindahan arsip dengan disertai daftar arsip yang akan dipindahkan dengan nomor 06030/Un38.12.3/KU/2014. Berita acara itu ditandatangani Dra. Rinda Novianti, Kepala Bagian Keuangan selaku pihak pertama dan Amin Fauzi, M.Pd., Kepala Subbagian Tata Usaha/Pimpinan Unit Kearsipan Unesa selaku pihak kedua. Arsip inaktif yang diserahterimakan itu sebanyak kurang lebih 15 meter (104 bendel/buku). Sejak adanya Unit Kearsipan Unesa, Bagian Keuangan tercatat telah menyerahkan arsip inaktif sebanyak tiga kali, jelas Djoko Pramono, salah satu arsiparis Unit Kearsipan yang turut menerima fisik arsip inaktif tersebut. Sudah semestinya unit pengolah yaitu satuan kerja yang meliputi bagian, subbagian, UPT, dan lain-lain selingkung Unesa memindahkan atau menyerahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan atau pusat arsip (record centre) yang dimiliki unit kerjanya masing-masing. Jika unit kerja belum memiliki unit kearsipan maka arsip inaktif tersebut bisa dipindahkan atau diserahkan ke Unit Kearsipan Universitas, tambah Djoko, arsiparis berprestasi nasional ini. (Dp/Byu) Share It On:
