www.unesa.ac.id
Unesa.ac.id., SURABAYA—Civitas akademika yang melakukan perjalanan dinas luar negeri atau PDLN tidak boleh asal berangkat. Namun, ada aturan dan syarat yang harus dipenuhi. Ketentuan PDLN ini disampaikan dalam 'Sosialisasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN), Izin Belajar dan Pelaporan Mahasiswa Asing' secara hibryd di UNESA pada Kamis, 15 Juni 2023.
Sebagai narasumber, hadir tim dari Kemendikbudristek, salah satunya, Koordinator Umum, Kerja Sama dan Humas Ditjen Diktiristek, Yayat Hendayana, S.S., M.Si. Dia memaparkan bahwa PDLN dapat dilakukan oleh pegawai dan pejabat negara atau tenaga Indonesia yang diberikan oleh lembaga negara atau instansi pemerintah yang pembiayaannya oleh negara baik itu skema APBN atau APBD.
Perjalanan luar negeri bisa dilakukan civitas akademika mulai dari dosen, tendik maupun mahasiswa. Dengan catatan sesuai dengan ketentuan atau kebijakan Permensesneg No.11 Tahun 2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penanganan Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri.
Yayat menambahkan, ada beberapa syarat umum yang penting diperhatikan bagi yang melaksanakan PDLN yaitu:
- Surat usulan dari Focal Point Administrasi PDLN
- Surat undangan dari penyelenggara atau mitra kerja sama luar negeri atau surat konfirmasi dari perwakilan pemerintah RI di luar negeri di negara yang dituju
- Dokumen resmi tentang sumber pembiayaan
- Jadwal dan agenda serta TOR kegiatan luar negeri
- Penjelasan relevansi dan urgensi penugasan (alasan)
- Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila perjalanan diajukan instansi lain
- Kertas posisi atau pedoman delegasi menghadiri kegiatan
- Brosur atau sejenisnya (bagi PDLN yang hadiri pameran/promosi)
- Draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait
- Bagi PNS melampirkan persetujuan pejabat yang menjadi atasan
Bagi civitas akademika, ada beberapa jenis PDLN. Pertama, tugas belajar. Persyaratan dokumen yang perlu dipersiapkan yaitu; Letter of Acceptance (LoA), jadwal kegiatan, surat perjanjian tujuan belajar, surat keterangan pembiayaan, surat pernyataan jika ada komponen pembiayaan yang ditanggung pribadi.
Kedua, sidang, meeting atau diskusi. Dokumen yang perlu disiapkan yaitu; undangan, kertas posisi, jadwal kegiatan, surat keterangan pembiayaan dan surat pernyataan biaya sendiri, jika terdapat komponen pembiayaan pribadi. Ketiga, pameran. Syaratnya harus menyertakan brosur, undangan, jadwal-TOR dan urgensi.
Keempat, penempatan. Dokumen yang perlu disiapkan bagi PDLN jenis ini meliputi undangan/KBRI, surat perjanjian, surat keputusan dan surat tugas. "Sebaiknya PDLN dilaksanakan yang ada urgensinya dengan kemajuan lembaga, seperti berkaitan dengan tridarma perguruan tinggi dan salah satu indikator kinerja utama (IKU, red)," paparnya.
Narasumber kedua, Muhammad Irhash Aliya dari bagian Kerja Sama PDLN Kemendikbudristek menegaskan banyak sekali kesalahan yang sering dilakukan oleh yang melakukan PDLN. Di antaranya, dokumen pendukung tidak lengkap, pengajuan mendekati deadline atau sudah lewat waktu pengajuan, kesalahan menginput tanggal penugasan, kesalahan menginput komponen biaya hingga kesalahan pemilihan jenis kegiatan.
“Kesalahan ini sepele, tetapi sangat berdampak pada ditolaknya surat yang diajukan. Jangan sampai PDLN dilakukan atas kepentingan pribadi yang tidak ada kaitannya kepentingan lembaga atau tridarma dan IKU," tegasnya.
Putri Nailatul Himma sebagai narasumber ketiga dari bagian Penataan dan Penguatan Kelembagaan Kemendikbudristek juga menyampaikan tentang Surat Izin Belajar (SIB) dan Pelaporan Mahasiswa Asing. Layanan izin belajar tersebut diperuntukkan bagi perguruan tinggi akademik di bawah naungan Ditjen Dikti termasuk layanan belajar mahasiswa asing.
“Perguruan tinggi umum bisa diajukan kepada kami, tetapi kalau perguruan tinggi keagamaan itu bisa ke Kementerian Agama. Layanan tersebut juga dapat dimanfaatkan sebagai pusat pelaporan data mahasiswa asing di Indonesia berdasarkan SIB yang terbit. Sedangkan untuk prosedur visa tinggal terbatas dijelaskan dalam Permenkumham No.29 tahun 2021 pasal 36," jelasnya.
www.unesa.ac.id
Selain tiga narasumber tersebut, juga hadir A.A Sodikin dari Penataan dan Penguatan Kelembagaan Kemendikbudristek. Pada kesempatan itu, Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, Kerjasama, Teknologi Informasi dan Komunikasi, Prof. Dr. Siti Nur Azizah, S.H., M.Hum., berharap kegiatan ini menjadi bekal bagi civitas akademika sehingga ketika ada keperluan ke luar negeri bisa siap jauh-jauh hari.
"Kalau PDLN lancar, agenda dan tujuan ke luar negeri pun bisa lancar. Harapannya dengan adanya PDLN kita bisa semakin meningkatkan mutu kerja sama sehingga kita bisa rekognisi secara internasional," harapnya. Kegiatan yang berlangsung secara hibryd ini dihadiri jajaran pimpinan UNESA dan perwakilan OIA dari perguruan tinggi se-Indonesia.
Adapun yang hadir offline yaitu Unair, Unpad, ITS, UM, UPN Veteran Jatim, Ubaya, UC, PENS, Unand, UISI, Universitas Kristen Petra, dan Politeknik Negeri Bandung. Sementara berbagai kampus lainnya hadir secara daring. []
***
Penulis: Muhammad Azhar Adi Mas’ud
Editor: @zam Alasiah*
Foto: Dokumentasi Tim Humas
Share It On:
