Narasumber menekankan peran penting protokol dalam agenda penting lembaga.
Unesa.ac.id., SURABAYA—Universitas Negeri Surabaya (UNESA) melalui Subdirektorat Tata Laksana, Protokoler, dan Kearsipan mengadakan sosialisasi pedoman protokol dan pelatihan master of ceremony atau MC bersama Jack Haryanto di Auditorium, lantai 6, Gedung LPPM, Kampus II Lidah Wetan, Kamis, 3 Oktober 2024.
Kasubdit Tata Laksana, Protokoler dan Kearsipan, Naili Rahmah mengatakan, kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang pelaksanaan kegiatan keprotokolan yang sesuai dengan Peraturan Rektor No. 23 Tahun 2024.
"Teman-teman adalah etalase institusi yang mana penilaian publik terhadap UNESA bisa dilihat dari bagaimana kalian bekerja dalam sebuah acara. Semoga kesempatan ini bisa dimanfaatkan dengan baik demi masa depan UNESA," ujarnya dalam kegiatan yang dipandu Hezron Sabar Rotua Tinambunan ini.
Ketua Forum Protokol PTN-BH Indonesia, Jack Haryanto menuturkan, protokoler memegang peran penting dalam berbagai acara penting lembaga. Protokoler merupakan pencipta situasi yang menyenangkan dan harmonis dalam kegiatan. Karena itu, mereka harus memahami tiga aspek yaitu, tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.
Tata tempat seperti penataan bendera di atas panggung, bendera di atas meja, posisi duduk pejabat saat dalam forum dengan dua, tiga atau lebih dari itu, dan urutan dalam acara jamuan kenegaraan patut diperhatikan.
Misalnya saja saat rektor UNESA menjamu rektor dari kampus lain untuk tanda tangan MoU dalam kondisi ada dua kursi, maka rektor UNESA berada di sebelah kiri dan rektor kampus lain di sebelah kanan.
"Hal ini akan berbeda ketika Rektor Unesa menjamu dekan dari UGM katakanlah, posisi Rektor di sebelah kanan. Jika perbedaan posisi itu sudah jelas terlihat, maka aturannya begitu untuk menghormati jabatannya," paparnya.
Kegiatan ini dihadiri peserta dari berbagai unsur internal UNESA.
Kedua tentang tata upacara. Untuk memastikan upacara berjalan dengan lancar, penugasan dan penanggung jawab upacara perlu untuk ditentukan terlebih dulu. Begitupun dengan penataan tempat duduk bagi para tamu.
"Ini terlihat sepele, tapi perlu untuk dikondisikan agar suasana upacara tetap berjalan dengan khidmat. Ini berlaku juga untuk konferensi, kunjungan, atau acara lain," tegasnya.
Pria yang juga menjabat sebagai Koordinator Bidang Protokol Universitas Gadjah Mada (UGM) ini menyebutkan hal ketiga yang perlu diperhatikan adalah tata penghormatan. Hal ini mengenai tata krama dalam menempatkan, menyebut, dan memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya dalam suatu acara.
Dia menambahkan protokoler dituntut untuk bisa berkomunikasi dengan baik, menjaga karakteristik stakeholder, dan berpenampilan rapi. Ketika ada hal negatif yang bisa berdampak pada sebuah acara, seorang protokol harus bisa menyampaikan secara lugas sambil memberikan alasan yang jelas.
"Hanya pengalaman yang bisa menjadikan suatu acara bisa dikondisikan lebih baik lagi. Kalau belum ada masalah yang nyata, kita tidak mungkin bisa menemukan solusinya untuk diterapkan di masa depan," tandasnya.
Anggara Nugraha, salah satu peserta pelatihan mengaku selama ini hanya tahu dasarnya tentang posisi bendera untuk penataan di panggung ataupun meja. "Untuk posisi duduk, saya baru tahu kalau ada aturannya, sesuai dengan jabatan dan keperluannya," ujarnya.
Usai sosialisasi, kegiatan yang dihadiri Wakil Rektor Bidang II UNESA dan diikuti puluhan peserta itu dilanjutkan dengan pelatihan MC. Peserta mendapatkan bekal penting menjadi MC yang tidak hanya berkompetensi, tetapi juga kreatif dan inovatif.[*]
***
Reporter: Dewanda (Internship) dan Fatimah Najmus Shofa (FBS)
Editor: @am*
Foto: Tim HUMAS UNESA
Share It On:
