Surabaya Kendati Unesa belum memiliki organisasi kearsipan seperti yang telah diamanatkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, namun tidak menghalangi arsiparis Unesa untuk menjadi narasumber pada pelatihan kearsipan di Universitas Brawijaya (UB). Kegiatan ini merupakan kegiatan sosialisasi dan loka karya penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang dilaksanakan oleh UPT Unit Kearsipan Universitas Brawijaya (UK UB). Arsiparis Unesa yang secara khusus diminta untuk menjadi narasumber kegiatan tersebut adalah Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. Kegiatan yang digelar pada 19 Mei 2015 tersebut, bertempat di Ruang Sidang lantai 8 Gedung Rektorat UB dan diikuti 67 orang arsiparis/petugas arsip selingkung UB. Dalam sambutan sekaligus pembukaan kegiatan tersebut, Kepala UPT UK UB, Dr. Hamidah Nayati Utami, S.Sos., M.Si. menjelaskan, "UPT UK UB dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor UB Nomor 136 Tahun 2015. Visi yang sudah dirumuskan adalah 'Menjadi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang Menjadi Rujukan Nasional'. Struktur organisasi UK UB terdiri dari unsur kepala, kepala bidang (kabid) pembinaan kearsipan, kabid pengembangan sistem informasi kearsipan, kabid pengelolaan arsip, kasubbagian, dan beberapa staf karyawan." Hamidah menjelaskan, program kerja tahun 2015 UPT UK UB adalah penataan pengelolaan arsip dinamis di seluruh UB, penerapan sistem informasi arsip surat di seluruh UB, dan pengembangan sistem informasi arsip statis di seluruh UB. Untuk mendukung hal tersebut perlu penyusunan standar-standar atau pedoman-pedoman, di antaranya pedoman klasifikasi dan pedoman JRA. Sementara itu, Djoko Pramono diawal paparannya menyampaikan, "Perkenankan saya menyampaikan selamat, karena UB telah memiliki UPT Kearsipan. Belum semua PTN memiliki wadah organisasi kearsipan berbentuk UPT, termasuk Unesa belum memiliki organisasi kearsipan sebagaimana yang diwajibkan oleh Undang-undang. Berikutnya, selamat memperingati Hari Kearsipan Nasional yang ke-44 pada 18 Mei yang lalu." Djoko juga menambahkan, "Berdasarkan peraturan Universitas/PTN wajib memiliki JRA sebagai pedoman dalam kegiatan penyusutan arsip. Jika tidak memiliki JRA, setiap kali mengadakan pemusnahan arsip harus mengikuti prosedur sesuai peraturan dan mendapat persetujuan Kepala ANRI." Kegiatan yang berlangsung sekitar dua jam tersebut begitu semarak dengan banyak pertanyaan dari peserta demikian pula pertanyaan dari unsur pimpinan UPT. Setelah kegiatan selesai, narasumber juga diajak berdiskusi banyak hal tentang perintisan kearsipan universitas dan mengunjungi tempat penyimpanan arsip UB. (Dp/SR/Humas) Share It On:
