Surabaya--Saat ini, banyak organisasi atau instansi publik yang menerapkan pengelolaan arsip secara digital. Arsip digital berasal dari arsip tercetak (media kertas) yang dialih media dalam bentuk digital. Arsip bentuk digital diproses oleh sistem komputer. Manfaat arsip berbentuk digital antara lain untuk memudahkan penemuan kembali, meminimalkan kerusakan, meminimalkan kertas buram (konsep), dan memudahkan penggunaan arsip. Era online memberikan kontribusi terhadap proses penciptaan, penyebaran, penggunaan, dan penyimpanan arsip digital.Aplikasi e-office di Unesa adalah awal dari penerapan digitalisasi arsip. Untuk memantapkan penerapan e-office dan penerapan arsip digital, Unesa menugaskan Kepala Bagian Umum Biro Umum dan Keuangan (BUK) Yakup, S.Sos., M.M., Kepala Subbagian TU Bagian Umum BUK Roni, S.T., Staf ahli Pusat Pengembangan Teknologi Informasi (PPTI) Asmunin, S.Kom., M.Kom., dan para arsiparis Unesa, yaitu: Yuli Retnowati, S.Sos., Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., Bambang Indragiri, S.P., M.M., Sunhaji, S.T., Garina Sulistiana Y., S.IP., Dwi Harmani A.D., S.H., Sri Handajani, S.E., dan Anik Astutik untuk melaksanakan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan berbasis digital di Universitas Airlangga (Unair) Surabaya pada 16 Februari 2017.
Sebelum melaksanakan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan berbasis digital, Unesa telah melaksanakan kegiatan serupa ke Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya pada 22 Desember 2016. Kunjungan Unesa ke Unair diterima dan disambut oleh Kepala Bidang Administrasi dan Kearsipan (Bidang AK) Yunus Abdul Halim, S.Si., M.Kom., Kepala Seksi Administrasi dan Kearsipan Kiswari, S.Sos., para arsiparis, dan para staf fungsional umum.
Yunus menjelaskan, "Secara organisasi, pengelolaan arsip Unair berada dalam tanggung jawab Bidang AK (eselon II), dalam lingkup Sekretaris Universitas. Jumlah SDM kearsipan, sekitar 30 orang di Bidang AK (15 orang di Gedung Kearsipan) dan sekitar 30 orang petugas pengelola arsip di fakultas/unit kerja. Arsip inaktif dan arsip statis milik universitas disimpan di Gedung Kearsipan. Aplikasi sistem kearsipan digital yang diterapkan di Unair ada dua, yaitu aplikasi e-office dan SAGA (Sistem Arsip Airlangga)." Selain itu, Kiswari menambahkan, pimpinan Unair dari tingkat fakultas atau unit kerja sampai pada tingkat universitas sangat respons dan menyambut baik terhadap pengelolaan arsip, termasuk penerapan aplikasi sistem e-office dan SAGA.
Pelaksanaan sistem aplikasi kearsipan digital Bidang AK Unair didukung sepenuhnya oleh Direktorat Sistem Informasi (DSI) Unair (semacam PPTI-nya Unesa). Untuk mendukung pengelolaan arsip nondigital, Bidang AK Unair memiliki Gedung Kearsipan yang terdiri dari dua lantai, lantai satu setinggi kira-kira 150 cm dari halaman parkir. Memperhatikan ketinggian lantai satu ini, sangat mungkin jika ini dimaksudkan untuk mengantisipasi bahaya banjir yang sering melanda Kota Surabaya. Pada lantai satu, terdapat ruang tamu, ruang resepsionis, ruang baca, ruang komputer akses khasanah arsip, ruang pameran arsip foto, dan yang paling luas pada bagian kiri dan kanan terdapat ruang penyimpanan arsip inaktif (record center), arsip statis (university archive), dan arsip kartografi.
Pada lantai dua terdapat ruang rapat/pertemuan, ruang pengolahan arsip foto dan audio visual. Pada bagian kiri terdapat ruang kerja pimpinan dan karyawan bagian arsip statis, ruang pengolahan arsip statis, dan ruang penyimpanan arsip foto dan arsip audio visual. Pada bagian kanan lantai dua terdapat ruang kerja pimpinan dan karyawan bagian arsip inaktif dan ruang pengolahan arsip inaktif.
Memperhatikan kondisi Gedung Kearsipan Unair ini, Kabag Umum BUK Unesa berkomentar, "Gedung, ruang, sarana dan prasarana, serta fasilitas kearsipan Unair sangat layak dan representatif. Sudah saatnya, dalam hal kearsipan ini, Unesa mulai memikirkan hal ini, kurang lebihnya juga seperti kondisi Unair. Rencana ke depan, Unesa harus memiliki Gedung Kearsipan, karena hal ini adalah kebutuhan organisasi/instansi. Selain itu, pengelolaan arsip perguruan tinggi merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009."
Mewakili arsiparis Unesa, Djoko Pramono, menyatakan, "Semoga dengan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan ini, akan menjadikan Kearsipan Unesa menjadi semakin baik, mengikuti kemajuan kearsipan PTN yang lain." (Humas/djp/ful)
Share It On:
