Untuk peningkatan layanan administrasi, Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) mengadakan workshop pengelolaan arsip. Kegiatan yang dilaksanakan pada Senin, 1 September 2014, pukul 08.00 di ruang sidang FBS ini diikuti para pimpinan fakultas, pimpinan jurusan/program studi, dan segenap tenaga administrasi selingkung FBS. Dalam sambutannya, sesaat sebelum membuka secara resmi kegiatan ini, Dekan FBS, Prof. Dr. H. Setya Yuwana, M.A. mengatakan, Saya sering merasa ingin marah ketika membutuhkan suatu arsip yang sulit ditemukan kembali atau bahkan akhirnya tidak ditemukan . Sementara itu, Pembantu Dekan II, Dra. Hj. Sri Wahyu Widayati, M.Si. menambahkkan, Kegiatan ini merupakan implementasi Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 . Karena hanya berlangsung sehari, kegiatan ini dibatasi hanya pada pengelolaan atau pemberkasan arsip aktif. Narasumber yang diundang untuk kegiatan workshop pengelolaan arsip ini adalah Djoko Pramono, S.Pd., arsiparis ahli dari Lembaga Kearsipan Unesa. Dalam paparannya, Djoko menjelaskan, Masalah umum dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa adalah pengarsipan dilakukan masih dengan sarana folder/ordner surat masuk dan ordner surat keluar, padahal pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima. Jika masih menggunakan ordner surat masuk dan ordner surat keluar, kemungkinan besar dokumen-dokumen sebagai rekaman kegiatan masih terpisah satu dengan yang lain . Semestinya pengarsipan dilakukan secara memberkas, dikelompokkan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Pengarsipan dengan pemberkasan ini akan memudahkan penemuan kembali arsip dan akan memudahkan penyusutan arsip, tambah Djoko. Setelah pemaparan materi dilanjutkan penataan arsip oleh tenaga administrasi dari setiap subbagian dan jurusan/program studi selingkung FBS. Pada sesi penataan arsip, kegiatan berlangsung lebih interaktif di antara para peserta workshop demikian pula dengan pemateri. Jika ada komitmen pimpinan untuk memajukan kearsipan tentu akan sangat menunjang layanan administrasi, ucap Tony Purwanto, tenaga administrasi Jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia. Masih dalam sesi ini Suwono, S.H., Kepala Subbagian Umum dan Perlengkapan FBS yang terus mendampingi sampai kegiatan usai juga mengutarakan bahwa seperti sudah diamanatkan dalam peraturan perundangan, Unesa dan seluruh unit kerjanya sebagai PTN wajib melaksanakan kearsipan. Hal ini demi keberlangsungan dan kebaikan lembaga. Namun demikian sarana dan prasarana, organisasi, pendanaan, dan lain-lain harus diperhatikan untuk mendukung kearsipan ini . Senada dengan peserta yang lain, Neny Dwi Retnowidowati, S.E.,M.M., Kepala Bagian TU menyampaikan, Semoga dengan kegiatan ini layanan administrasi di FBS menjadi semakin baik . (Dp/Byu) Share It On:
